কেন বিশেষজ্ঞরা সম্পূর্ণ অটোমেশনে স্যুইচ করুন

যখন কাজটি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি, বারবার অনুমোদন এবং বিক্ষিপ্ত সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করে, তখন ছোট বিলম্ব পুরো ব্যবসায় ছড়িয়ে পড়তে পারে। একটি বিক্রয় অনুরোধ একটি উদ্ধৃতি জন্য অপেক্ষা করে. একটি উদ্ধৃতি অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করছে। একটি অনুমোদিত আদেশ কেউ ইনভেন্টরি সিস্টেম আপডেট করার জন্য অপেক্ষা করে। আমি দেখেছি যে দলগুলি ইমেল, স্প্রেডশীট, সিআরএম সরঞ্জাম এবং অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মগুলির মধ্যে একই তথ্য সরাতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা ব্যয় করে। কাজটি প্রয়োজনীয়, তবুও এটি সর্বদা মানুষের মনোযোগের প্রয়োজন হয় না। এই কারণেই অভিজ্ঞ অপারেটররা প্রায়ই উপযুক্ত প্রক্রিয়াগুলির জন্য সম্পূর্ণ অটোমেশন বেছে নেয়। তারা প্রত্যেক ব্যক্তিকে কর্মপ্রবাহ থেকে সরিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করছে না। তারা এমন একটি সিস্টেম তৈরি করছে যা পুনরাবৃত্তিযোগ্য কাজগুলি পরিচালনা করে যখন লোকেরা সিদ্ধান্ত, গ্রাহকের চাহিদা এবং ব্যতিক্রমগুলিতে ফোকাস করে। সম্পূর্ণ অটোমেশন একটি প্রক্রিয়ার ধাপগুলিকে সংযুক্ত করে যাতে তথ্য বারবার ম্যানুয়াল ইনপুট ছাড়াই সরানো যায়। একটি সাধারণ স্বয়ংক্রিয় বিক্রয় কর্মপ্রবাহ এইরকম দেখতে পারে: - একজন গ্রাহক একটি ফর্মের মাধ্যমে একটি অনুরোধ জমা দেন। - সিস্টেম প্রয়োজনীয় বিবরণ পরীক্ষা করে। - অনুমোদিত মূল্য নির্ধারণের নিয়ম থেকে একটি উপযুক্ত উদ্ধৃতি তৈরি করা হয়েছে। - যখন অনুমোদনের প্রয়োজন হয় তখন অনুরোধটি সঠিক ব্যক্তির কাছে যায়৷ - গ্রাহক ইমেলের মাধ্যমে একটি আপডেট পান। - CRM এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড আপডেট করা হয়। - মানুষের কর্মের প্রয়োজন হলেই দলের জন্য একটি টাস্ক তৈরি করা হয়। এই কাঠামো অপেক্ষার সময় কমিয়ে দেয় এবং কর্মীদের প্রতিটি অনুরোধের একটি পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি দেয়। আমি প্রায়ই অটোমেশন সুপারিশ করি যখন একটি প্রক্রিয়ার তিনটি বৈশিষ্ট্য থাকে: ধাপগুলি পুনরাবৃত্তি হয়, নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করা সহজ এবং ত্রুটিগুলি অতিরিক্ত কাজ তৈরি করে৷ চালান অনুস্মারক, অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং, স্টক সতর্কতা, কর্মচারী অনবোর্ডিং, এবং গ্রাহক সহায়তা রাউটিং সাধারণ উদাহরণ। একটি ছোট অনলাইন খুচরা বিক্রেতা একটি ওয়েবসাইট, একটি মার্কেটপ্লেস এবং সোশ্যাল মিডিয়া থেকে অর্ডার পেতে পারে। অটোমেশন ছাড়া, একজন দলের সদস্য প্রতিটি অর্ডারকে স্প্রেডশীটে কপি করতে পারে, স্টক চেক করতে পারে, একটি নিশ্চিতকরণ পাঠাতে পারে এবং গুদামকে অবহিত করতে পারে। একটি সংযুক্ত সিস্টেম একটি অর্ডার ইভেন্ট থেকে এই পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণ করতে পারে। দলটি অস্বাভাবিক অর্ডার পর্যালোচনা করতে পারে, ডেলিভারি সমস্যার সমাধান করতে পারে এবং সাহায্যের প্রয়োজন এমন গ্রাহকদের সাথে কথা বলতে পারে। মান একা গতি থেকে আসে না. একটি সু-নির্মিত কর্মপ্রবাহও ধারাবাহিকতা তৈরি করে। একজন নতুন কর্মচারী বছরের পর বছর ধরে এমন একজনের থেকে আলাদাভাবে একটি কাজ পরিচালনা করতে পারে। অটোমেশন প্রতিবার একই অনুমোদিত নিয়ম প্রয়োগ করে। এটি একটি ক্ষেত্র অনুপস্থিত কিনা তা পরীক্ষা করতে পারে, একটি ডুপ্লিকেট রেকর্ড প্রতিরোধ করতে পারে, বা একটি অনুস্মারক পাঠাতে পারে যখন একটি প্রতিক্রিয়া ওভারডিউ হয়৷ ডেটা দৃশ্যমানতা হ'ল অভিজ্ঞ দলগুলি অটোমেশন বেছে নেওয়ার আরেকটি কারণ। যখন কাজ ইমেল থ্রেড এবং ব্যক্তিগত স্প্রেডশীটে থাকে, তখন পরিচালকরা জানতে পারেন না কোথায় একটি অনুরোধ বিলম্বিত হয়েছে। একটি স্বয়ংক্রিয় ড্যাশবোর্ড খোলা কাজ, প্রক্রিয়াকরণের সময়, ব্যর্থ পদক্ষেপ এবং মুলতুবি অনুমোদনগুলি দেখাতে পারে। দলটি অনুমানের উপর নির্ভর না করে প্রক্রিয়াটিকে উন্নত করতে সেই তথ্য ব্যবহার করতে পারে। সেটআপ যত্ন প্রয়োজন. একটি বিভ্রান্তিকর প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিভ্রান্তি দ্রুত ঘটতে পারে। একটি সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহের সুপারিশ করার আগে আমি একটি সাধারণ পর্যালোচনা ব্যবহার করি: 1. বর্তমান প্রক্রিয়া শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ম্যাপ করুন। 2. প্রতিটি ম্যানুয়াল হ্যান্ডঅফ, বারবার এন্ট্রি, অনুমোদন এবং ব্যতিক্রম চিহ্নিত করুন। 3. এমন পদক্ষেপগুলি সরান যা একটি স্পষ্ট উদ্দেশ্য পরিবেশন করে না। 4. সরল ভাষায় নিয়ম সংজ্ঞায়িত করুন। 5. সিদ্ধান্ত নিন যেখানে একজন ব্যক্তির অবশ্যই ফলাফল পর্যালোচনা বা অনুমোদন করতে হবে। 6. শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলিকে সংযুক্ত করুন৷ 7. স্বাভাবিক ক্ষেত্রে এবং অস্বাভাবিক ক্ষেত্রে ওয়ার্কফ্লো পরীক্ষা করুন। 8. ফলাফলগুলি পর্যবেক্ষণ করুন এবং ব্যবসার পরিবর্তন হলে নিয়মগুলি সামঞ্জস্য করুন৷ মানুষের পর্যালোচনা এখনও গুরুত্বপূর্ণ. একটি অর্থপ্রদানের বিরোধ, অস্বাভাবিক গ্রাহকের অনুরোধ, সংবেদনশীল কর্মচারী রেকর্ড বা বড় অর্ডারের জন্য সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একজন ব্যক্তির প্রয়োজন হতে পারে। সম্পূর্ণ অটোমেশন মানে অন্ধ অটোমেশন হওয়া উচিত নয়। এর অর্থ হওয়া উচিত যে সিস্টেমটি নিয়মিত চলাচল পরিচালনা করে যখন পরিষ্কার সুরক্ষাগুলি ব্যবসাকে রক্ষা করে। ডেটা সুরক্ষারও মনোযোগ প্রয়োজন। অ্যাক্সেস প্রতিটি ব্যক্তির ভূমিকা মেলে উচিত. গ্রাহকের তথ্য প্রয়োজন নেই এমন সরঞ্জামগুলিতে পাঠানো উচিত নয়। কার্যকলাপ লগগুলি একটি কোম্পানিকে বুঝতে সাহায্য করতে পারে কে একটি রেকর্ড পরিবর্তন করেছে এবং কখন পরিবর্তন ঘটেছে৷ খরচ যত্ন সহকারে পরিমাপ করা উচিত. সফ্টওয়্যার ফি সিদ্ধান্তের শুধুমাত্র একটি অংশ। আমি বারবার কাজের জন্য ব্যয় করা সময়, সংশোধনের খরচ, মিস ফলো-আপ এবং গ্রাহকদের উপর বিলম্বের প্রভাবও দেখি। একটি কার্যপ্রবাহ উপযোগী হতে পারে এমনকি যখন এটি একটি সম্পূর্ণ কাজ সরিয়ে না দেয়, কারণ এটি একটি দলকে এমন কাজের জন্য আরও সময় দিতে পারে যার জন্য বিচারের প্রয়োজন হয়। শক্তিশালী অটোমেশন প্রকল্পগুলি সাধারণত একটি প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু হয়। একটি কোম্পানি লিড রাউটিং, অর্ডার আপডেট, বা চালান অনুস্মারক দিয়ে শুরু করতে পারে। ওয়ার্কফ্লো নির্ভরযোগ্যভাবে সম্পাদন করার পরে, দল এটিকে অন্যান্য সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত করতে পারে। বিশেষজ্ঞরা সম্পূর্ণ অটোমেশন বেছে নেন কারণ তারা দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপের উপর আরো নিয়ন্ত্রণ চান, মানুষের কোন মূল্য নেই বলে নয়। তারা কম পরিহারযোগ্য ত্রুটি, পরিষ্কার তথ্য এবং কাজের সময়ের আরও ভাল ব্যবহার চায়। সঠিক ব্যবস্থা রুটিন কাজকে সচল রাখে এবং যখন বিচারের প্রয়োজন হয় তখন মানুষকে একটি স্পষ্ট ভূমিকা দেয়।

অনেক ব্যবসা আরো পণ্য, আরো বিজ্ঞাপন, এবং আরো কাজ যোগ করে বৃদ্ধি করার চেষ্টা করে। আমি এই পদ্ধতিটি স্থির অগ্রগতি না করেই ব্যস্ত দল তৈরি করতে দেখেছি। একটি দ্রুত পথ প্রায়ই একটি ছোট প্রশ্ন দিয়ে শুরু হয়: এই মুহূর্তে বৃদ্ধির গতি কি? উত্তরটি হতে পারে একটি দুর্বল ল্যান্ডিং পৃষ্ঠা, একটি দীর্ঘ চেকআউট প্রক্রিয়া, অস্পষ্ট মূল্য, ধীর গ্রাহক সহায়তা, অথবা এমন একটি পণ্য যা একসাথে অনেকগুলি সমস্যা সমাধান করার চেষ্টা করে৷ যখন আমি প্রধান বাধা খুঁজে পাই, তখন আমি আমার সময় এবং বাজেট ফোকাস করতে পারি যেখানে তাদের সাহায্য করার আরও ভাল সুযোগ থাকে। ## একটি স্পষ্ট বৃদ্ধি সমস্যা দিয়ে শুরু করুন যখন লক্ষ্য নির্দিষ্ট হয় তখন বৃদ্ধি পরিচালনা করা সহজ হয়ে যায়। "আরো গ্রাহক পান" খুব বিস্তৃত। একটি দরকারী লক্ষ্য এরকম শোনাতে পারে: - যোগ্য ওয়েবসাইট লিড বাড়ান - চেকআউট সমাপ্তির হার উন্নত করুন - অতীতের গ্রাহকদের ফিরিয়ে আনুন - সমর্থন অনুরোধগুলি হ্রাস করুন - গড় অর্ডার মান বাড়ান - বিক্রয় প্রক্রিয়াকে ছোট করুন আমি পরবর্তী পর্যালোচনা সময়ের জন্য একটি লক্ষ্য বেছে নেব৷ এটি একই সময়ে ব্যবসার পাঁচটি অংশ পরিবর্তন থেকে দলকে রাখে। উদাহরণস্বরূপ, একটি পরিষেবা সংস্থা আবিষ্কার করতে পারে যে অনেক দর্শক তার মূল্য পৃষ্ঠাটি দেখেন কিন্তু একটি তদন্ত পাঠান না। সমস্যা ট্রাফিক নাও হতে পারে. মূল্য বার্তা অস্পষ্ট হতে পারে, অথবা যোগাযোগ ফর্ম খুব বেশি তথ্য চাইতে পারে। একটি নিবদ্ধ লক্ষ্য দলকে সঠিক সমাধান পরীক্ষা করতে সাহায্য করে। ## অফার পরিবর্তন করার আগে গ্রাহকদের কথা শুনুন আমি অনুমান করতে চাই না গ্রাহকদের কী প্রয়োজন। আমি গ্রাহকের ইমেল, সমর্থন চ্যাট, পণ্য পর্যালোচনা, বিক্রয় কল, এবং অনুসন্ধান পদ পর্যালোচনা করতে পছন্দ করি। বারবার শব্দগুচ্ছের জন্য দেখুন যেমন: - "আমি নিশ্চিত নই যে কোন পরিকল্পনা আমার জন্য উপযুক্ত।" - "সেটআপ কঠিন মনে হচ্ছে।" - "আমি দেখতে পাচ্ছি না কি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।" - "আমি কেনার আগে আমার সাহায্য দরকার।" - "ডেলিভারির বিবরণ অস্পষ্ট।" এই মন্তব্যগুলি দেখায় যেখানে গ্রাহকের অভিজ্ঞতা গতি হারায়। একটি ছোট সফ্টওয়্যার কোম্পানি শিখতে পারে যে নতুন ব্যবহারকারীরা দামের কারণে ছাড়ছেন না। তারা চলে যেতে পারে কারণ প্রথম সেটআপ ধাপটি বোঝা কঠিন। একটি সংক্ষিপ্ত নির্দেশিকা, একটি সহজ স্বাগত স্ক্রীন, বা একটি পরিষ্কার সেটআপ চেকলিস্ট ছাড়ের চেয়ে বেশি সাহায্য করতে পারে। গ্রাহকের ভাষাও ওয়েবসাইট কপি উন্নত করে। যখন আমি বাস্তব কথোপকথন থেকে পরিচিত শব্দ ব্যবহার করি, দর্শকরা কম পরিশ্রমে অফারটি বুঝতে পারে। ## এমন পদক্ষেপগুলি সরান যা গ্রাহককে সাহায্য করে না প্রতিটি অতিরিক্ত পদক্ষেপ গ্রাহকের থামার আরেকটি সুযোগ তৈরি করে। আমি প্রথম দর্শন থেকে পছন্দসই কর্মের পথ পর্যালোচনা করি: 1. একজন ব্যক্তি অনুসন্ধান, একটি বিজ্ঞাপন বা একটি রেফারেলের মাধ্যমে পৃষ্ঠাটি খুঁজে পায়৷ 2. পৃষ্ঠাটি সমস্যা এবং অফার ব্যাখ্যা করে। 3. দর্শনার্থী মূল্য, প্রমাণ এবং মূল বিবরণ পরীক্ষা করে। 4. দর্শক একটি ফর্ম জমা দেয়, একটি কল বুক করে, বা একটি ক্রয় সম্পূর্ণ করে৷ 5. ব্যবসা পরবর্তী ধাপ নিশ্চিত করে। প্রতিটি পর্যায়ে, আমি জিজ্ঞাসা করি: - পরবর্তী পদক্ষেপটি কি সহজে দেখা যায়? - পৃষ্ঠাটি কি প্রধান উদ্বেগের উত্তর দেয়? - অনেক ক্ষেত্র আছে? - গ্রাহকের কি তথ্যের পুনরাবৃত্তি করতে হবে? - ক্লিক করার ফলাফল কি পরিষ্কার? একটি ছোট পথ মানে দরকারী তথ্য অপসারণ নয়। এর অর্থ হল সঠিক তথ্য যেখানে গ্রাহকের প্রয়োজন সেখানে স্থাপন করা। ## বারবার কাজ কম করে এমন টুল বেছে নিন প্রযুক্তি একটি পরিষ্কার প্রক্রিয়া সমর্থন করবে। এটি দলের জন্য আরও কাজ তৈরি করা উচিত নয়। সহজ সরঞ্জামগুলি এতে সাহায্য করতে পারে: - অর্ডার নিশ্চিতকরণ পাঠানো - লিডগুলি সংগঠিত করা - অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করা - সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দেওয়া - গ্রাহকের অনুরোধগুলি ট্র্যাক করা - বিক্রয় এবং ওয়েবসাইট কার্যকলাপের প্রতিবেদন করা - গ্রাহকদের অসমাপ্ত ক্রিয়া সম্পর্কে মনে করিয়ে দেওয়া আমি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াটি কাজ করার পরেই একটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করব৷ প্রক্রিয়াটি অস্পষ্ট হলে, অটোমেশন আরও গ্রাহকদের মধ্যে বিভ্রান্তি ছড়িয়ে দিতে পারে। একটি ছোট পরামর্শক সংস্থা, উদাহরণস্বরূপ, একটি ফর্ম ব্যবহার করতে পারে যা প্রতিটি তদন্ত সঠিক দলের সদস্যের কাছে পাঠায়, একটি গ্রাহকের রেকর্ডে যোগাযোগ যুক্ত করে এবং একটি স্পষ্ট উত্তর পাঠায়। দলটি সিস্টেমের মধ্যে বিশদ অনুলিপি করতে কম সময় ব্যয় করে এবং দরকারী উত্তরগুলি প্রস্তুত করতে আরও বেশি সময় ব্যয় করে। বার্তাটি এখনও মানবিক বোধ করা উচিত। একজন গ্রাহকের জানা উচিত পরবর্তীতে কী ঘটবে এবং প্রয়োজনের সময় একজন ব্যক্তির কাছে কীভাবে পৌঁছাতে হবে। ## এমন সামগ্রী ব্যবহার করুন যা একটি বাস্তব প্রশ্নের উত্তর দেয় অনুসন্ধান সামগ্রীটি আরও ভাল কাজ করে যখন এটি লোকেদের সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে। একটি বিস্তৃত বাক্যাংশের চারপাশে নির্মিত একটি পৃষ্ঠা দর্শকদের আকর্ষণ করতে পারে যারা অফারটির জন্য প্রস্তুত নয়৷ একটি স্পষ্ট প্রশ্নের চারপাশে নির্মিত একটি পৃষ্ঠা আরও উপযুক্ত দর্শকদের আকর্ষণ করতে পারে। দরকারী বিষয়বস্তু অন্তর্ভুক্ত হতে পারে: - পরিষেবা বিকল্পগুলির একটি তুলনা - সঠিক প্যাকেজ নির্বাচন করার জন্য একটি নির্দেশিকা - সাধারণ সেটআপ সমস্যার উত্তর - একটি খরচ ব্যাখ্যা - কেনার প্রস্তুতির জন্য একটি চেকলিস্ট - স্পষ্ট সীমা সহ একটি কেস উদাহরণ - একটি পৃষ্ঠা যা ব্যাখ্যা করে যে পরিষেবাটি কার জন্য উপযুক্ত নয় আমি বারবার কীওয়ার্ড দিয়ে পৃষ্ঠাগুলি পূরণ করা এড়িয়ে চলছি৷ আমি পৃষ্ঠার শিরোনাম, ভূমিকা, শিরোনাম, এবং সমর্থনকারী পাঠ্যের মূল বাক্যাংশটি ব্যবহার করি যখন এটি স্বাভাবিকভাবে ফিট হয়। সম্পর্কিত প্রশ্ন, স্পষ্ট উদাহরণ, ছোট অনুচ্ছেদ এবং দরকারী অভ্যন্তরীণ লিঙ্কগুলি পৃষ্ঠাটিকে পড়া সহজ করে তোলে। একটি শক্তিশালী পৃষ্ঠা একটি নিখুঁত ফলাফল প্রতিশ্রুতি প্রয়োজন নেই. এটি পাঠককে পরবর্তী কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করতে হবে। ## একবারে একটি পরিবর্তন পরীক্ষা করুন একটি বৃদ্ধি পরীক্ষায় একটি পরিষ্কার প্রশ্ন থাকা উচিত। উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে: - একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম কি সম্পূর্ণ তদন্ত বৃদ্ধি করবে? - একটি পরিষ্কার মূল্যের সারণী কি মৌলিক সহায়তা প্রশ্ন কমিয়ে দেবে? - একটি পণ্য ভিডিও দর্শকদের সেটআপ বুঝতে সাহায্য করবে? - একটি ফলো-আপ ইমেল কি আরও লোককে একটি অসমাপ্ত অর্ডারে ফিরিয়ে আনবে? আমি একটি পরিবর্তন করার আগে বর্তমান ফলাফল রেকর্ড. তারপর আমি একটি ব্যবহারিক পর্যালোচনা সময় বেছে নিই এবং একটি প্রধান পরিমাপ ট্র্যাক করি। একটি ল্যান্ডিং পৃষ্ঠা সম্পূর্ণ ফর্ম ট্র্যাক করতে পারে। একটি অনলাইন স্টোর সম্পূর্ণ কেনাকাটা এবং গড় অর্ডার মান ট্র্যাক করতে পারে। একটি পরিষেবা ব্যবসা মোট অনুসন্ধানের পরিবর্তে যোগ্য বুকিং ট্র্যাক করতে পারে। লক্ষ্য প্রতিটি পরীক্ষা সফল করা হয় না. একটি পরীক্ষা দেখাতে পারে যে একটি পরিবর্তন সমস্যার সমাধান করেনি। যে ফলাফল পরে প্রচেষ্টার অপচয় রোধ করতে পারে. ## বার্তাটি সৎ রাখুন গ্রাহকরা লক্ষ্য করুন যখন একটি প্রতিশ্রুতি প্রকৃত পরিষেবার চেয়ে বড় হয়। আমি বর্ণনা করি যে পণ্যটি কী করে, এটি কাকে সাহায্য করে, এর দাম কী এবং কী সীমা প্রযোজ্য হতে পারে। বিশদ সমর্থন করা যেতে পারে শুধুমাত্র যখন আমি বাস্তব উদাহরণ ব্যবহার. আমি নিশ্চিত বৃদ্ধি, নিখুঁত ফলাফল, বা তাত্ক্ষণিক সাফল্য সম্পর্কে দাবি এড়াই। একটি গ্রাহকের গল্প আরও কার্যকর যখন এটি শুরুর সমস্যা, গৃহীত পদক্ষেপ এবং পরিমাপিত ফলাফল ব্যাখ্যা করে। উদাহরণস্বরূপ: "আটটি ক্ষেত্র থেকে চারটি ক্ষেত্র থেকে তদন্তের ফর্মটিকে সরল করার পরে, কোম্পানিটি পরবর্তী প্রতিবেদনের সময়কালে আরও সম্পূর্ণ ফর্ম পেয়েছে।" এই বিবৃতিটি প্রতিশ্রুতি ছাড়াই প্রসঙ্গ দেয় যে প্রতিটি ব্যবসা একই ফলাফল দেখতে পাবে। বিশ্বাস বিক্রয় প্রক্রিয়াকে সংক্ষিপ্ত করতে পারে কারণ লোকেরা অস্পষ্ট দাবি যাচাই করার জন্য কম সময় ব্যয় করে। ## সেই সংখ্যাগুলি পর্যালোচনা করুন যা সিদ্ধান্তগুলি নির্দেশ করে আমার ডজন ডজন রিপোর্টের প্রয়োজন নেই। ব্যবস্থার একটি ছোট সেট দেখাতে পারে যে কোথায় মনোযোগ প্রয়োজন: - উপযুক্ত অনুসন্ধান পদগুলি থেকে ওয়েবসাইট পরিদর্শন - মূল পৃষ্ঠাগুলির সাথে জড়িত - ফর্ম পূরণের হার - বুকিং রেট - ক্রয় রূপান্তর হার - গ্রাহক অধিগ্রহণের খরচ - পুনরাবৃত্তি ক্রয়ের হার - ফেরত বা বাতিলকরণের হার - সমর্থন প্রতিক্রিয়া সময় নম্বরগুলির প্রসঙ্গ প্রয়োজন৷ ট্রাফিক বৃদ্ধি ইতিবাচক মনে হতে পারে, কিন্তু দর্শকরা ভালো না হলে এটি খুব একটা সাহায্য করে না। একটি কম রূপান্তর হার একটি নতুন দর্শক, একটি ঋতু পরিবর্তন, বা একটি প্রযুক্তিগত সমস্যা থেকে আসতে পারে. আমি একই ধরনের শ্রোতা এবং একই লক্ষ্যের সাথে ফলাফলের তুলনা করি। এটি প্রতিটি স্বল্পমেয়াদী পরিবর্তন তাড়া করার চেয়ে দলকে আরও কার্যকর দৃষ্টিভঙ্গি দেয়। ## পুনরাবৃত্তিযোগ্য অভ্যাসের চারপাশে বৃদ্ধি গড়ে তুলুন একটি ব্যবহারিক বৃদ্ধি ব্যবস্থা সহজ হতে পারে: - একটি ব্যবসায়িক সমস্যা বেছে নিন। - গ্রাহক প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা করুন। - গ্রাহক পথের একটি অংশ উন্নত করুন। - বারবার ম্যানুয়াল কাজ সরান। - একটি বাস্তব প্রশ্নের উত্তর দেয় এমন সামগ্রী প্রকাশ করুন৷ - একটি পরিবর্তন পরীক্ষা করুন। - সঠিক পরিমাপ পরীক্ষা করুন। - পরিবর্তনটি রাখুন, সামঞ্জস্য করুন বা সরিয়ে দিন। এই পদ্ধতিটি একসাথে অনেক প্রচারাভিযান চালু করার চেয়ে কম নাটকীয় মনে হতে পারে। এটি দলকে শেখার একটি পরিষ্কার উপায় দেয়। বৃদ্ধির জন্য সবসময় বড় পরিকল্পনার প্রয়োজন হয় না। এটি একটি ভাল পৃষ্ঠা, একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম, একটি পরিষ্কার অফার বা একটি প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু হতে পারে যা গ্রাহকদের আর অপেক্ষা করে না। আমি সবচেয়ে বুদ্ধিমান পদক্ষেপকে এমন একটি হিসাবে দেখি যা একটি বাস্তব বাধা সমাধান করে, গ্রাহকের সময়কে সম্মান করে এবং ব্যবসাকে এমন একটি ফলাফল দেয় যা এটি বুঝতে এবং উন্নতি করতে পারে।

অনেক বিশেষজ্ঞ কর্মদিবসের একটি বড় অংশ এমন কাজে ব্যয় করেন যেগুলির জন্য বিশেষজ্ঞের বিচারের প্রয়োজন হয় না। তারা টুলগুলির মধ্যে ডেটা অনুলিপি করে, রুটিন অনুরোধগুলি বাছাই করে, অনুস্মারক পাঠায়, একই রিপোর্ট তৈরি করে এবং একটি নির্দিষ্ট প্যাটার্ন অনুসরণ করে এমন ছোট বিবরণ পরীক্ষা করে। এটি একটি সাধারণ সমস্যা তৈরি করে: দক্ষ ব্যক্তিদের গবেষণা, পরিকল্পনা, ক্লায়েন্ট কথোপকথন এবং অভিজ্ঞতা প্রয়োজন এমন সিদ্ধান্তের জন্য কম সময় থাকে। সম্পূর্ণ অটোমেশন সেই চাপ কমাতে পারে। এর অর্থ এই নয় যে প্রতিটি সিদ্ধান্ত সফ্টওয়্যারকে হস্তান্তর করা। এর অর্থ হল সিস্টেমগুলিকে পুনরাবৃত্তিযোগ্য কাজ পরিচালনা করার অনুমতি দেওয়া যখন বিশেষজ্ঞরা প্রসঙ্গ, যত্ন এবং বিচারের প্রয়োজন এমন কাজের জন্য দায়ী থাকেন। অটোমেশন যেভাবে মনোযোগ রক্ষা করে তাতে আমি সবচেয়ে বড় সুবিধা দেখতে পাই। ## নিয়মিত তত্ত্বাবধান ছাড়াই নিয়মিত কাজ চলে একজন গ্রাহক একটি ফর্ম জমা দেন। সিস্টেম বিশদ বিবরণ রেকর্ড করতে পারে, প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলি সম্পূর্ণ কিনা তা পরীক্ষা করতে পারে, একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা পাঠাতে পারে এবং সঠিক দলের সদস্যের জন্য একটি টাস্ক তৈরি করতে পারে। একজন বিক্রয় বিশেষজ্ঞের প্রতিটি পদক্ষেপ নিরীক্ষণ করার প্রয়োজন নেই। একই প্যাটার্ন অর্থ, স্বাস্থ্যসেবা প্রশাসন, সরবরাহ, বিপণন এবং প্রযুক্তিগত সহায়তা সমর্থন করতে পারে। সঠিক সরঞ্জামগুলি পরিবর্তিত হতে পারে, কিন্তু লক্ষ্য একই থাকে: বিশেষজ্ঞের দৈনিক তালিকা থেকে বারবার ক্রিয়াগুলি সরান৷ এটি লোকেদের প্রশ্নগুলিতে ফোকাস করার জন্য আরও জায়গা দেয় যেমন: - গ্রাহকের আসলে কী দরকার? - কোন ঝুঁকি মনোযোগ প্রাপ্য? - তথ্য প্রস্তাবিত সিদ্ধান্ত সমর্থন করে? - পরের মাসে প্রক্রিয়াটি কী উন্নতি করতে পারে? ## বিশেষজ্ঞরা জটিল কাজে আরও বেশি সময় ব্যয় করতে পারেন অটোমেশন সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন টাস্কের স্পষ্ট নিয়ম থাকে। বিশেষজ্ঞের কাজ প্রায়ই অস্পষ্ট তথ্য, প্রতিযোগিতামূলক লক্ষ্য এবং ব্যতিক্রম জড়িত। একজন মানব সম্পদ ব্যবস্থাপক সাক্ষাত্কারের প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করতে এবং প্রার্থীর রেকর্ডগুলি সংগঠিত করতে অটোমেশন ব্যবহার করতে পারেন। ম্যানেজারকে এখনও যোগাযোগ, ভূমিকা ফিট এবং দলের প্রয়োজনগুলি মূল্যায়ন করতে হবে। একজন বিষয়বস্তু কৌশলবিদ অনুসন্ধানের পদ সংগ্রহ করতে, সাধারণ প্রশ্নগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করতে এবং পৃষ্ঠার কর্মক্ষমতা ট্র্যাক করতে সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। কৌশলবিদ এখনও সিদ্ধান্ত নেন কোন বিষয়গুলি মনোযোগের যোগ্য এবং কীভাবে সেগুলিকে একটি দরকারী উপায়ে ব্যাখ্যা করা যায়৷ একটি আইনি দল নথি শ্রেণীবিভাগ এবং সময়সীমা অনুস্মারক স্বয়ংক্রিয় করতে পারে. একজন যোগ্য পেশাদার এখনও অর্থ, ঝুঁকি এবং ক্লায়েন্টের চাহিদা পর্যালোচনা করে। সিস্টেম কাঠামো পরিচালনা করে। বিশেষজ্ঞ বিচার পরিচালনা করেন। ## ত্রুটি খুঁজে পাওয়া সহজ হয়ে যায় ম্যানুয়ালি কাজ ছোট ছোট ভুল লুকিয়ে রাখতে পারে। একটি অনুলিপি করা নম্বর ভুল সারিতে স্থাপন করা হতে পারে। একটি ফলো-আপ ইমেল ভুলে যেতে পারে। একটি রিপোর্ট একটি পুরানো ফাইল ব্যবহার করতে পারে. একটি ভাল-পরিকল্পিত স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া প্রতিবার একই নিয়ম প্রয়োগ করতে পারে এবং প্রতিটি কর্মের রেকর্ড রাখতে পারে। এটি কি ঘটেছে এবং কোথায় একটি সমস্যা শুরু হয়েছে তা পরীক্ষা করা সহজ করে তোলে। এর অর্থ এই নয় যে অটোমেশন সমস্ত ত্রুটিগুলি সরিয়ে দেয়। একটি দুর্বল নিয়ম একই ভুল অনেকবার তৈরি করতে পারে। আমি সর্বদা পরীক্ষাকে সেটআপের অংশ হিসাবে বিবেচনা করি, একটি ঐচ্ছিক কাজ হিসাবে নয়। একটি সাধারণ পর্যালোচনা প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করতে পারে: 1. বাস্তব উদাহরণের একটি ছোট সেট চয়ন করুন। 2. পরীক্ষার ডেটা দিয়ে ওয়ার্কফ্লো চালান। 3. প্রত্যাশিত ফলাফলের বিপরীতে আউটপুট পরীক্ষা করুন। 4. অস্বাভাবিক ক্ষেত্রে একটি পরিষ্কার পথ যোগ করুন। 5. লোকেরা এটি ব্যবহার করার পরে কর্মপ্রবাহ পর্যালোচনা করুন। ## দলগুলি কম বিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে অনেক বিলম্ব কঠিন সিদ্ধান্ত থেকে আসে না। তারা একটি বার্তা, একটি ফাইল, বা একটি স্থিতি আপডেটের জন্য অপেক্ষা থেকে আসে। অটোমেশন সতর্কতা পাঠাতে পারে যখন একটি টাস্কের মনোযোগের প্রয়োজন হয়, সেট শর্তের উপর ভিত্তি করে রুট অনুরোধ করা হয় এবং একটি ধাপ সম্পূর্ণ হলে শেয়ার করা রেকর্ড আপডেট করা যায়। দলের সদস্যরা একই তথ্যের জন্য একাধিক ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা না করে বর্তমান অবস্থা দেখতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি পরিষেবা সংস্থা একটি ওয়েবসাইটের মাধ্যমে মেরামতের অনুরোধ পেতে পারে। সিস্টেমটি অবস্থান এবং পরিষেবার প্রকার অনুসারে অনুরোধগুলি সাজাতে পারে, তারপর সঠিক সমন্বয়কারীর কাছে বিশদ পাঠাতে পারে। সমন্বয়কারী প্রতিটি নতুন বার্তা ম্যানুয়ালি চেক করার পরিবর্তে সময়সূচী এবং গ্রাহক যোগাযোগের উপর ফোকাস করতে পারে। প্রক্রিয়াটি ট্র্যাক করা সহজ হয়ে ওঠে এবং গ্রাহকরা আরও পরিষ্কার আপডেট পান। ## সঠিক সূচনা বিন্দু সাধারণত ছোট হয় কিছু ব্যবসা একবারে অনেক বেশি স্বয়ংক্রিয় করার চেষ্টা করে। এটি প্রক্রিয়াটিকে পরিচালনা করা কঠিন এবং উন্নত করা কঠিন করে তুলতে পারে। আমি একটি কাজ দিয়ে শুরু করতে পছন্দ করি যার তিনটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে: - এটি প্রায়শই ঘটে। - এটা স্পষ্ট পদক্ষেপ অনুসরণ করে. - এটি সম্পূর্ণ করার সময় লোকেরা সাধারণত ছোট ছোট ভুল করে। চালান অনুস্মারক, লিড অ্যাসাইনমেন্ট, মিটিং নোট, স্টক সতর্কতা, এবং ফাইল নামকরণ সাধারণ উদাহরণ। টাস্ক ম্যাপ করার পরে, আমি প্রতিটি ক্রিয়া দেখি: - প্রক্রিয়াটি কী শুরু হয়? - সিস্টেমের কোন তথ্য প্রয়োজন? - কোন নিয়ম পরবর্তী পদক্ষেপের সিদ্ধান্ত নেয়? - কখন একজন ব্যক্তির ফলাফল পর্যালোচনা করা উচিত? - তথ্য অসম্পূর্ণ হলে কি হয়? এই প্রশ্নগুলি কাজ থেকে নিরাপদ অটোমেশনকে আলাদা করতে সাহায্য করে যা এখনও মানুষের পর্যালোচনার প্রয়োজন। ## বিশেষজ্ঞদের সিস্টেমের উপর নিয়ন্ত্রণ প্রয়োজন একটি দরকারী স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ বিরতি, সামঞ্জস্য এবং নিরীক্ষা করা সহজ হওয়া উচিত। লোকেদের জানতে হবে কেন একটি ক্রিয়া ঘটেছে এবং কীভাবে এটি সংশোধন করা যায়। অ্যাক্সেস অনুমতি এছাড়াও গুরুত্বপূর্ণ. প্রতিটি টুল শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় তথ্য গ্রহণ করা উচিত. সংবেদনশীল গ্রাহক বা কর্মচারী ডেটা সিস্টেমের নিরাপত্তা সেটিংস এবং ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পরীক্ষা না করে তার মধ্যে পাঠানো উচিত নয়। পরিষ্কার মালিকানা পাশাপাশি সাহায্য করে। কারো উচিত কর্মপ্রবাহ নিরীক্ষণ করা, অস্বাভাবিক ফলাফল পর্যালোচনা করা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিবর্তন হলে নিয়ম আপডেট করা। সম্পূর্ণ অটোমেশন দায়িত্ব অপসারণ না. এটা দায়িত্ব আরো দৃশ্যমান করে তোলে. অটোমেশনের সবচেয়ে শক্তিশালী ব্যবহার মেশিনের সাথে অভিজ্ঞ লোকদের প্রতিস্থাপন করা নয়। এটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে সরিয়ে দিচ্ছে যাতে বিশেষজ্ঞরা তাদের জ্ঞান প্রয়োগ করতে পারেন যেখানে এটির বেশি মূল্য রয়েছে। ব্যাকগ্রাউন্ডে যখন রুটিন পদক্ষেপগুলি চলে, তখন লোকেরা সিদ্ধান্ত, সম্পর্ক এবং সমস্যাগুলির প্রতি আরও মনোযোগ দিতে পারে যা সফ্টওয়্যার নিজে থেকে বুঝতে পারে না। আরো জানতে চান? নির্দ্বিধায় ইয়াং ইউহুয়ার সাথে যোগাযোগ করুন: 13939603264@163.com/WhatsApp +8613939603264।

রেফারেন্স মাইকেল হ্যামার এবং জেমস চ্যাম্পি, 1993, রিইঞ্জিনিয়ারিং দ্য কর্পোরেশন এ ইশতেহার ফর ব্যবসায়িক বিপ্লব এরিক ব্রাইনজলফসন এবং অ্যান্ড্রু ম্যাকাফি, 2014, দ্য সেকেন্ড মেশিন এজ কাজের অগ্রগতি এবং ব্রিলিয়ান্ট প্রযুক্তির সময়ে সমৃদ্ধি এবং বব ডরফ, 2012, স্টার্টআপ মালিকদের ম্যানুয়াল একটি মহান কোম্পানি তৈরির জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশিকা জ্যাকব নিলসেন, 1994, ইউসেবিলিটি ইঞ্জিনিয়ারিং ন্যাশনাল ইনস্টিটিউট অফ স্ট্যান্ডার্ডস অ্যান্ড টেকনোলজি, 2020, তথ্য সিস্টেম এবং সংস্থার জন্য নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা নিয়ন্ত্রণ (SP 800-55 Revision)